IT-Dokumentationen

Eine aktuelle und substanzhaltige IT-Dokumentation ist das zentrale Fundament aller IT-Prozesse, Entscheidungen, Planungen und Investitionen. Doch was genau müssen Sie von Ihrer IT-Organisation dokumentieren? Und welche Anforderungen werden an eine ordnungsgemäße Dokumentation gestellt?

Im Rahmen eines dreitägigen Workshops erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen einen Dokumentationsplan. In diesem werden die Priorisierung und der notwendige Detaillierungsgrad der angestrebten IT-Dokumentationen festgelegt. Die anfängliche Dokumentation selbst nehmen wir gemeinsam im Rahmen des Workshops unter Einsatz von Docusnap vor. Mittels dieser softwarebasierten Dokumentation sind Sie in der Lage, den immensen Personal- und Zeitaufwand gegenüber einer manuellen Dokumentation drastisch reduzieren und strukturieren zu können, so dass Ihre Ergebnisse immer aktuell bleiben.

Die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse aus dem Workshop werden Ihnen hiernach zusammen mit einer Docusnap-Lizenz überlassen.

Zur Abstimmung der weiteren Vorgehensweise vereinbaren Sie bitte mit uns einen für Sie passenden Termin. Auch freuen wir uns über einen Anruf oder eine Email (siehe unten auf dieser Seite).

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Beschreibung

Gesetzliche Anforderungen und Verordnungen schreiben bestimmte IT-Dokumentationen vor. Diese müssen nicht nur einmalig erstellt, sondern auch regelmäßig kontrolliert und gepflegt werden. Bürokratische Schikane? Nicht unbedingt, denn spätestens im Schadenfall weiß Ihr Krisenteam strukturierte und zentral verfügbare Informationen über Netzwerkkomponenten, Software-Lizenzen oder Ersatzteillieferanten sehr zu schätzen. Doch welche IT-Dokumentationen sind für Ihr Unternehmen überhaupt erforderlich und/ oder nutzbringend? Gemeinsam beantworten und erarbeiten wir diese Frage anhand folgender Kategorien:

  1. Physische IT-Infrastruktur: Hier halten wir fest, welche IT-Systeme an welchen Standorten/ Räumen im Einsatz sind.
  2. IT-Netzwerke: Hier entsteht die Gesamtübersicht über verwendete bzw. freie IP-Adressen, verwendete Ports, VLANs, Router, Switches etc. Zugeordnet werden sinnvollerweise Ansprechpartner und Telefonnummern, Service-Level-Agreements, Wartungsverträge, Gewährleistungen und Garantien usw.
  3. Server: Dokumentiert werden sollten u.a. Hardware, Standort (s. Punkt 1), Netzwerkanbindung (s. Punkt 2), Speicherkonfiguration, Betriebssystem, Software, Versionen, Storage-Anbindung usw.
  4. Clients: Zuordnung der Endgeräte an Standorte/ Personen/ Abteilungen z.B. durch Vergabe eindeutiger Gerätenummern/ Barcodes und deren Dokumentation, die einen guten Überblick über den aktuellen Bestand und notwendige Ersatzbeschaffungen bietet.
  5. Software und Lizenzen: Eine aktuelle Dokumentation erleichtert die Planung von Anschaffungen, verhindert kostenintensive Abmahnungen und lenkt den Blick auf nicht mehr benötigte Ressourcen, die entsprechend gekündigt werden können statt sich jahrelang automatisch zu verlängern.
  6. Cloud: Insbesondere wichtig sind hier der Vertrag (mit Ablaufdatum!), Ansprechpartner für Vertrieb und Support, die Supportvereinbarungen, Wartungsfenster, Zugangsdaten für Administration, allgemeine und individuelle Einstellungen etc.

Mit dem Einsatz einer spezialisierten Software (hier: Docusnap), reduzieren wir den Aufwand für Personal und Zeit erheblich und erstellen innerhalb von drei Tagen eine aussagekräftige IT-Dokumentation als Basis weiterer Fortführungen und für Ihre unternehmerischen Entscheidungen.

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